AS APLICAÇÕES ARQUIVÍSTICAS NO USO DA ORGANIZAÇÃO E ORDENAMENTO DOS DOCUMENTOS DE PROVENIÊNCIA DA SALA GREC
Toda pessoa física e jurídica produz documentos, de forma natural e a depender das demandas que estejam executando no momento. Os integrantes do Grupo de Estudos Cibermuseus, ao longo da sua existência, têm produzido muitos documentos que, futuramente, servirão como elementos comprobatórios.
Sendo assim, os documentos que são produzidos necessitam de fácil acesso e preservados para o seu uso em outro momento. Logo, o Arquivo é o lugar para a custódia dos documentos e a Arquivologia preza pelos valores que possibilita o uso, a gestão, o acesso, a preservação e a difusão dos documentos a quem é de direito.
Está página web consiste na organização dos documentos que trata da trajetória acadêmica do professor José Cláudio Alves de Oliveira, realizada pelos bolsistas e estudantes de Arquivologia, pela Universidade Federal da Bahia (UFBA). Os documentos são desde a sua primeira graduação em História, na Universidade Católica de Salvador (UCSAL), até o seu cargo atual de professor adjunto, lotado no Departamento de Museologia, na Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas (FFCH|UFBA).
Além disso, estes referem-se também aos estudos sobre os Ex-votos, os quais iniciaram-se durante a sua segunda graduação em Museologia, na UFBA, em 1990, que contêm documentos que versam sobre iniciação científica, recebimento de bolsas, participações em eventos, entre outros.
Sendo que a Arquivologia preza pelo serviço à sociedade, ao atender em sua necessidade. São vários caminhos a serem estudados por etapa. Para facilitar o entendimento o Arquivo foi separado conforme a Teoria das Três Idades, a qual é um dos principais métodos utilizados para a classificação quanto ao tempo de guarda até a sua destinação final. Como pode ser visto as etapas para a transição dos documentos na figura seguinte:
Teoria das Três Idades
Fonte: elaborado pelos bolsistas com base em Paes (2025).
Segundo Paes (2004) a Teoria das Três Idades dos Arquivos
- Arquivo Corrente: 1ª Idade
São os documentos orgânicos produzidos ou recebidos nos órgãos administrativos devido ao uso e consulta com maior frequência.
- Arquivo Intermediário: 2ª Idade
São os documentos orgânicos que devido a diminuição do uso e consulta com frequência são transferidos para um outro setor ou local para ser custodiado.
- Arquivo Permanente: 3ª Idade
São os documentos que não exercem mais a função administrativa, porém são conservados pelo seu valor histórico e social.
Funções Arquivísticas
As funções arquivísticas são os conjuntos de atividades que definem o trabalho exercido pelos arquivistas para o processamento técnico como a organização, gerenciamento, a aplicação, entre outros (Rousseau e Coulture, 1998).
- Produção: controle da criação e padronização dos documentos referente às funções e atividades administrativas da instituição ao buscar a racionalidade ao evitar a duplicação ou cópias desnecessárias dos documentos para o uso e tratamento das informações.
- Aquisição: ato pelo qual o órgão ou a instituição adquire (recebe) os documentos probatórios conforme a concessão administrativa ou jurídica. Ex. Compra, empréstimo, doação, recolhimento, entre outros.
- Classificação: organização dos documentos em grupos ou classes, conforme a função, a estrutura, as atividades, os assuntos, entre outros, de modo a facilitar o seu acesso rápido.
- Avaliação: análise dos documentos probatórios e informacionais, para estabelecer a sua destinação como a eliminação ou recolhimento para a guarda permanente, conforme a definição estabelecida pela comissão (como os arquivistas e os membros competentes).
- Descrição: consiste em descrever ou os documentos, e a criação do instrumento de pesquisa, de modo a identificar e atender da melhor maneira os usuários.
- Preservação: o uso do método de custódia e acondicionamento para estender a durabilidade dos documentos, independente de qual seja o suporte.
- Difusão: possibilita o uso, acesso e divulgação dos documentos, assim como a informação, visando ao fortalecimento para as pesquisas futuras.
Além dessa breve explicação arquivista também podem ser conferida a elaboração da Descrição de Organização e Arquivamento da Sala GREC:
DESCRIÇÃO DE ORGANIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS DA SALA GREC
Texto elaborado pelos bolsistas:
Rosana Costa dos Santos
Estagiária voluntária (2024/2025) | Graduanda em Arquivologia (2024) & Mestranda em Ciência da Informação UFBA
André Luiz de Oliveira Pimentel Penha
Bolsista PIBIC| Graduando em Arquivologia UFBA